دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری چیست؟

اهمیت نرم افزار حسابداری

اغلب مشاغل با دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری آشنا هستند. اگر شما جزو آن دسته از افرادی هستید که در ابتدای شروع کسب و کار می باشید و ترجیح می دهید امور مالی خود را به شیوه ای سنتی اداره کنید توصیه می کنیم این مطلب را از دست ندهید. زیرا یکی از باورهای اشتباه که در ذهن برخی از افراد وجود دارد این است که فکر می کنند محاسبات دستی هیچ تفاوتی با محاسبات نرم افزاری ندارد و می توانند با استفاده از ماشین حساب، قلم و خودکار، چرتکه و … امور مالی خود را مدیریت کنند.

همین تصور اشتباه باعث می شود که بعد از توسعه و گسترش کسب و کار، با مشکلات زیادی مواجه شوند. اغراق نیست اگر بگوییم بخش عمده ای از کسب وکارها که با مشکلاتی نظیر ورشکستگی مواجه می شوند با دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری آشنا نبوده اند و اهمیتی برای آن قائل نشده اند و دچار چالش های زیادی در مسیر شغلی خود شده اند. با یک جستجوی ساده در اینترنت به خوبی متوجه می شوید که ابزارهای مالی برای تمام اصناف طراحی و ارائه شده که می توان به نرم افزار حسابداری رستوران، نرم افزار حسابداری خدمات کامپیوتری، نرم افزار حسابداری سوپرمارکت، نرم افزار حسابداری موبایل فروشی، نرم افزار فروشگاهی سوپرمارکت و … اشاره کرد.

با استفاده از نرم افزارهای حسابداری علاوه بر ساماندهی به وضعیت مالی، می توانید میزان سود و زیان را شناسایی کنید و اطلاعات صحیحی از میزان پرداختی ها و دریافتی ها داشته باشید. همچنین بر اساس گزارش هایی که از نرم افزار حسابداری بدست می آید قادر خواهید بود محصولات پرفروش، مشتریان وفادار و… را تشخیص دهید و برنامه ریزی دقیق تری برای آینده کسب و کار خود داشته باشید.

چرا باید از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم؟

هنگامی که راجع به اهمیت و دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری صحبت می کنیم اغلب افراد تصور می کنند که برای استفاده از این نرم افزارها باید به دانش حسابداری مسلط باشند. در حالی که این تصور نادرست است. نرم افزارهای حسابداری قادرند تمام عملیات های مالی و تخصصی را به شکلی کاملا ساده و آسان انجام دهند. فقط کافیست شما به عنوان اپراتور یا مدیر کسب و کار، به کار کردن با بخش های مختلف آن آشنایی پیدا کنید. نرم افزار حسابداری صنوبر یکی از بهترین نرم افزارهای بازار کار می باشد که علاوه بر محیط کاربری آسان، می تواند پیچیده ترین عملیات مالی را به ساده ترین شکل ممکن برای شما انجام دهد.

اگر تصمیم گرفتید که از این ابزار استفاده کنید می توانید به بخش آموزش در همین وب سایت مراجعه کنید و آموزش های ویدئویی و متنی آن را مشاهده کنید. لازم به ذکر است که نه تنها نرم افزار حسابداری صنوبر بلکه تمام نرم افزارهای حسابداری که توسط برندهای معتبر طراحی می شوند از تمام استانداردهای نهادهای نظارتی و مالیاتی برخوردار هستند. از مهم ترین ویژگی های نرم افزارهای استاندارد می توان به سرعت و دقت در انجام محاسبات، ارائه گزارش های کاربردی، امکان بازبینی و نظارت بر صورت های مالی و اسناد و … اشاره کرد.

افزایش سرعت در فعالیت های حسابداری

قطعا از مهم ترین دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری، افزایش سرعت و دقت در انجام عملیات می باشد. این موضوع در حسابداری سنتی وجود نداشت و افراد باید زمان زیادی برای ثبت اسناد به شکل دستی صرف می کردند و قطعا میزان خطا و اشتباه در آن نیز وجود داشت. ناگفته نماند که برخی از عملیات حسابداری به طور اتوماتیک انجام می شود و این امر باعث صرفه جویی در زمان خواهد شد. به طور مثال شما می توانید یک فرمول ( مانند محاسبه ارزش افزوده)  برای تمام فروش ها تعریف کنید تا در تمام فاکتورها اعمال شود.

افزایش دقت در محاسبات مالی

وجود کوچک ترین خطا در محاسبات عددی، می تواند عواقب بسیار سنگین و جبران ناپذیری برای کسب وکارها به دنبال داشته باشد. این عواقب شامل جریمه ها، مالیات های سنگین و … می باشد. دقت کامپیوتر در انجام محاسبات بسیار بیشتر از انسان است. اما به این معنا نیست که می توانید به تمام نرم افزارهای حسابداری اعتماد کنید و از آن ها در مدیریت کسب و کار بهره بگیرید. زیرا برخی از نرم افزار دارای ضعف در برنامه نویسی هستند و خطاها را نشان نمی دهند. توصیه می کنیم قبل از انتخاب نرم افزار حسابداری، با معیارهای مرتبط آشنا شوید.

سهولت در دسترسی به اطلاعات

اگر خاطرتان باشد در سال های گذشته که خبری از کامپیوتر و نرم افزارهای حسابداری نبود شاهد تشکیل پرونده، جمع آوری فاکتورهای کاغذی، ایجاد بایگانی در شرکت و … بودیم. در آن سال ها با حجم عظیمی از اطلاعات مواجه بودیم که برای دسترسی به هر یک، باید زمان زیادی را صرف می کردیم. همچنین نگهداری و محافظت از اطلاعات مالی نیز پروسه ای جداگانه محسوب می شد. زیرا این اطلاعات همواره در معرض خطراتی همچون آتش سوزی، سرقت و … بودند. اما نرم افزارهای حسابداری این مشکل را برطرف کردند. تمام اطلاعات و داده های مالی در یک فضای ابری ذخیره می شوند و هیچ نیازی به ذخیره اطلاعات به شکل کاغذی وجود ندارد. البته هنوز هم شرکت هایی وجود دارند که علاوه بر آگاهی از دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری، بخشی به نام بایگانی را هم مدیریت می کنند.

سهولت در گزارش گیری

بدون شک تمام کسب وکارهایی که در طول زمان پیشرفت می کنند وتوسعه پیدا می کنند اهمیت زیادی به گزارشات مالی خود می دهند. زیرا گزارش ها می توانند وضعیت شرکت را از جوانب مختلف مورد ارزیابی قرار دهند. به طور مثال می توان محصولات پرفروش را تشخیص داد و برای حفظ میزان فروش، افزایش کیفیت، رضایت مشتریان و … برنامه ریزی دقیقی انجام داد. امکان گزارش گیری بر اساس پارامترهای مختلف از جمله موجودی کالا، میزان نقدینگی، صورت معاملات فصلی و … نیز وجود دارد. در حالی که اگر می خواستیم تمام این کارها را به طور دستی انجام دهیم به زمان بسیار زیادی نیاز داشتیم.

کاهش هزینه ها

از دیگر دلایل استفاده از نرم افزارهای حسابداری می توان به کاهش هزینه ها اشاره کرد. یک نرم افزار حسابداری می تواند بخش عمده ای از فعالیت های مالی را انجام دهد و افراد شاغل در بخش حسابداری قادر اند کارهای بیشتری را در مدت زمان کوتاه تری انجام دهند. در نتیجه هیچ نیازی به استخدام نیروی انسانی مازاد نخواهید داشت و به جای استخدام کمک حسابدار، کارشناس ارشد حسابداری، کارشناس حسابداری، مدیر مالی و … افراد کمتری را استخدام خواهید کرد.

نتیجه گیری!

ما در عصری زندگی می کنیم که همه چیز به سرعت در حال تغییر و دگرگونی است. اگر بخواهیم سیستم حسابداری را طی 15 سال اخیر مورد بررسی قرار دهیم به خوبی متوجه تغییر و تحولاتی که در این زمینه صورت گرفته خواهیم شد. قطعا در سال های آینده نیز تغییرات بیشتری را تجربه خواهیم کرد. اگر می خواهید در کسب وکار خود موفق باشید باید خود را با این تحولات وفق دهید و از ابزارهایی که در اختیار دارید به بهترین وجه استفاده کنید. بدون شک این ابزارها با هدف خدمت به بشریت طراحی می شوند.