تنخواه دار کیست ؟

تنخواه اداری چیست ؟

معمولا مبلغی که از جانب مدیر شرکت در اختیار تنخواه قرار می گیرد نقد است. اما در بسیاری از مواقع شاهد واریز آن به حساب بانکی تنخواه دار نیز هستیم. هدف اصلی از تعیین تنخواه دار این است که از افزایش اسناد حسابداری با ارقام جزئی جلوگیری شود. این امر سبب سهولت در انجام کارها، خریدهای ضروری و هزینه های سازمانی می شود. به طور مثال اگر در طول ماه 3 بار هزینه ایاب و ذهاب به مبلغ 100 هزار تومان پرداخت شده ، شاهد ثبت حسابداری 300 هزار تومان بابت ایاب و ذهاب خواهیم بود.

تنخواه دار کیست ؟ در هنگام انتخاب تنخواه دار باید به بزرگی و وسعت یک سازمان نگاه کنیم. اگر سازمان از چندین بخش تشکیل شده است باید برای هر بخش یک نفر را به عنوان تنخواه گردان انتخاب کنید. این فرد به هیچ عنوان نمی تواند از بیرون از سازمان انتخاب شود و باید حتما یکی از افراد امین در سازمان باشد. او وظیفه دار مبلغی که در اختیار اوست را برای هزینه های مربوطه بپردازد و اجازه خرج کردن آن ها برای هزینه های شخصی را ندارد.

انواع تنخواه دار

به طور کلی دو نوع تنخواه دار وجود دارد که بنا بر نیاز و صلاحدید مدیران شرکت انتخاب می شوند. در حالت اول، تنخواه دار مسئول خرید و پرداخت هزینه هاست. به این معنا که می تواند مامور خرید شرکت نیز محسوب شود. او برای تمام هزینه هایی که می پردازد نیاز به ثبت سند ندارد و هر کدام از فاکتورهایی که ارائه می کند مبنای صورت حساب تنخواه در نظر گرفته می شود. اما نوع دیگری از تنخواه دار وجود دارد که هیچ دخالتی در خرید و هزینه های مربوطه ندارد و فقط مسئول پرداخت مبلغ آن است. این نوع از تنخواه دار در واحد حسابداری مشغول به کار است و به ازای هر پرداخت، سند آن را در دفاتر ثبت می کند.

روش پرداخت توسط تنخواه دار

پس از آنکه متوجه شدیم تنخواه دار چیست و چه کاری در سازمان انجام می دهد نوبت به این می رسد که به روش پرداخت توسط او اشاره کنیم. تنخواه دار برای هر کدام از خریدها یا هزینه ها، یک برگ پرداخت علی الحساب صادر می کند. بعد از آنکه حساب ها تسویه شدند در حساب شرکت ثبت نهایی می شوند. این شیوه به نام به ثبت موقت شناخته می شود. اما منظور از ثبت قطعی این است که  تنخواه دار هزینه را به طور کامل انجام دهد و مدارک پرداخت قطعی را به واحد حسابداری تحویل دهد. بعد از کسر مبلغ از حساب تنخواه دار، ثبت نهایی اسناد انجام می شود.

وظایف تنخواه دار

تنخواه دار کیست و چه وظایفی دارد؟ اگر تنخواه دار مامور خرید شرکت باشد خودش مسئولیت خرید و پرداخت را بر عهده می گیرد. در این شرایط دیگر نیازی به بررسی اسناد و مدارک توسط شرکت نیست. بلکه تنخواه دار باید به ماهیت پرداخت ها آگاهی کامل داشته باشد. اما اگر تنخواه دار در واحد حسابداری مشغول به کار باشد باید در هنگام پرداخت اسناد، به خوبی آن ها را مورد بررسی قرار دهد و در صورتی که مورد تایید بودند مبلغ آن را از حساب مورد نظر کسر کند.

تنخواه دار وظایف دیگری به جز بررسی و تایید پرداخت ها نیز دارد که می توان به تسلط بر آیین نامه تنخواه گردانی اشاره کرد. در واقع می توان گفت که تنخواه گردانی یک کار چالش برانگیز در سازمان می باشد که افراد انتخاب شده باید از ویژگی هایی همچون امانت داری برخوردار باشند. این افراد باید بتوانند صورت مغایرت بانکی برای حساب تنخواه گردان تهیه کنند و گزارشات لازم را به واحد مالی ارائه دهند.