اهمیت استفاده از یک نرم افزار حسابداری خوب چیست؟
به جرات می توان که اهمیت استفاده از یک نرم افزار حسابداری خوب انکارناپذیر است. حسابداری یکی از مهم ترین جنبه های فعالیت شرکت محسوب می شود. زیرا توسط آن صورتحساب ها را ساماندهی می شوند و به مدیران، سهامداران و سرمایه گذاران کمک می شود که تصمیمات بهتری راجع به آینده شرکت اخذ کنند. یکی از مواردی که در خصوص اهمیت استفاده از یک نرم افزار حسابداری خوب حائز توجه می باشد دریافت گزارش های کاربردی بر اساس پارامترهای گوناگون می باشد.
دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری
اگر بخواهیم اهمیت استفاده از یک نرم افزار حسابداری خوب را به زبان ساده بیان کنیم باید بگوییم که فرآیندهای مالی را آسان می کند و بسیاری از آن ها را به شکل خودکار و اتوماتیک انجام می دهد. شرکت هایی که از نرم افزار حسابداری استفاده می کنند با صرفه جویی در زمان خود، به سایر امور مانند اصلاحات، تعدیلات، صورتحساب ها و … می پردازند. در باب اهمیت استفاده از یک نرم افزار حسابداری خوب باید به این نکته اشاره کنیم که اگر می خواهید بهترین نتیجه را از این ابزار مالی کسب کنید باید به سراغ نوعی از آن بروید که با کسب و کار شما سازگاری دارد. زیرا هر کدام از آن ها با اهداف مختلفی طراحی می شوند که در مطالب گذشته تحت عنوان ” انواع نرم افزار حسابداری چیست؟ ” به بررسی این موضوع پرداختیم.
استفاده از نرم افزارهای حسابداری در مشاغل مختلف هیچ محدودیتی ندارد. به طور مثال شما می توانید از نرم افزار حسابداری رستوران، نرم افزار حسابداری موبایل فروشی، نرم افزار حسابداری سوپرمارکت، نرم افزار حسابداری خدمات کامپیوتری، نرم افزار فروشگاهی سوپرمارکت و … استفاده کنید. توصیه می کنیم قبل از خرید این ابزار مالی، راجع به برندهای مختلف تحقیق کنید. بهترین نرم افزار باید از محیطی ساده و کاربردی برخوردار باشد تا تمام افراد بتوانند با آن ارتباط برقرار کنند. اغلب کسانی که با نرم افزارهای حسابداری کار می کنند فاقد دانش حسابداری هستند.
استفاده از نرم افزار حسابداری چه اهمیتی دارد؟
نگهداری سوابق
شرکت هایی که از نرم افزار حسابداری استفاده می کنند دیگر نیازی به ایجاد بایگانی فیزیکی ندارند. زیرا تمام سوابق در نرم افزار و یک محیط ابری ذخیره می شود. در حالی که این موضوع در سال های گذشته به یک بحران تبدیل شده بود. در آن سال ها که هنوز اهمیت استفاده از یک نرم افزار حسابداری خوب به اثبات نرسیده بود اغلب شرکت ها فضای بزرگی را برای نگهداری اسناد و مدارک اختصاص می دادند. بایگانی های فیزیکی نیاز به مراقبت های شدید داشتند. زیرا امنیت آن ها در خطر بود و مدیران شرکت به طور دائم نگران مشکلاتی از جمله سرقت، آتش سوزی، گم شدن مدارک و …. بودند. اما از زمانی که نرم افزارهای حسابداری روی کار آمدند این نگرانی به طور کامل برطرف شده است.
تمکین مالیاتی
همان طور که می دانید مالیات در کشور ما اهمیت بسیار زیادی دارد و تمام کسب و کارها باید از قوانین آن پیروی کنند. از دیگر موضوعاتی که درباره اهمیت استفاده از یک نرم افزار حسابداری خوب وجود دارد این است که این نرم افزارها تمام قوانین مالیاتی را در دل خود دارند و با بروزرسانی قوانین، آن ها نیز بروزرسانی می شوند. با استفاده از این ابزار می توان تمام اظهارنامه های مالیاتی را در زمان مقرر تنظیم و به اداره امور مالیاتی ارسال کرد. علاوه بر آن باید اشاره ای به تنظیم گزارش های مالیاتی نیز داشته باشیم. تمام صورت های مالی باید بر اساس استانداردهای تعیین شده گزارش نویسی شوند و در اختیار سهامداران، ذینفعان و بستانکاران قرار بگیرند.
هنگامی که گزارش های مالی بر اساس استانداردها تهیه شود و در اختیار دینفعان از جمله مدیر شرکت قرار بگیرد آن ها قدرت بیشتری در تصمیم گیری خواهند داشت. زیرا می توانند بودجه بندی بهتری داشته باشند و تا حد زیادی آینده مالی شرکت را پیش بینی کنند. به همین دلیل گزارش های مالی در شرکت ها بسیار مهم هستند و ابزاری مهم برای تعیین اهداف، برنامه ریزی، کنترل و … می باشند.
پیروی از ساختار سازمانی
اگر یک کسب و کار کوچک باشد مدیریت آن از نظر مالی، تولید، سود، زیان و … آسان تر است و تنها یک نفر می تواند مدیریت امور مختلف را عهده دار شود. اما با بزرگ شدن شرکت و گستردگی فعالیت، باید مدیریت آن را به چند نفر سپرد. در قانون جامع حسابداری مدیریت، پیروی از ساختار سازمانی اهمیت زیادی دارد. هر کدام از مدیران عهده دار بخشی از سازمان هستند و گزارشاتی که از نرم افزا حسابداری دریافت می شود به مدیر مربوطه تحویل داده می شود. به طور مثال اگر یک مدیر برای مسئولیت یک خط تولید در نظر گرفته شده باشد باید گزارش فروش و هزینه ها برای آن خط تولید به مدیر مربوطه ارسال شود.
مراکز هزینه
در باب اهمیت استفاده از یک نرم افزار حسابداری خوب باید بدانید که مراکزی در سازمان وجود دارند که به نام مرکز هزینه و مرکز سود معرفی می شوند. برخی از مراکز نقشی در فروش ندارند اما انجام امور در این مراکز نیازمند هزینه است. به طور مثال دپارتمان امنیتی، دپارتمان قانونی و … جزو مراکز هزینه محسوب می شوند. افرادی که مدیریت این بخش ها را بر عهده دارند به گزارش هایی نیازمند هستند که آن ها را از هزینه های جاری سازمان مطلع سازند.
کلام آخر!
همان طور که می دانید تکنولوژی و فناوری به سرعت در حال پیشرفت است. تمام کسب وکارها باید با این موج همراه شوند تا از قافله عقب نمانند. امروزه استفاده از روش های سنتی و قدیمی برای امور حسابداری معنایی ندارد. زیرا نیازهای سازمان نیز دچار تغییر و تحول شده اند. استفاده از روش های آنلاین و تحت وب جزو نیازهای اصلی یک سازمان به شمار می روند. اگر می خواهید بروز بمانید و در رقابت با سایرین بازنده نباشید باید خود ارتقا دهید. ما در عصری زیست می کنیم که رقابت حرف نخست را می زند. کسب وکارهایی موفق خواهند بود که علاوه بر مزیت رقابتی، از استراتژی های نوین برای مدیریت امور مالی خود استفاده کنند.
